¿Qué es la normativa Verifactu y a quién afecta?
El Real Decreto 1007/2023 y la Orden HAC/1177/2024 establecen la normativa Verifactu, que regula el funcionamiento de los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF). Su principal objetivo es garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los datos de facturación. Además, busca facilitar el control de la Agencia Tributaria (AEAT) y prevenir el fraude fiscal.
Esta normativa afecta a todas las empresas y autónomos con sede en España que emiten facturas mediante sistemas informáticos, así como a los fabricantes de software de facturación. Su implementación supone un cambio radical en los procesos de emisión y gestión de facturas.
¿Es lo mismo Verifactu que la factura electrónica?
No. Verifactu es un sistema de control fiscal que se anticipa a la futura obligatoriedad de la factura electrónica. Esta última será regulada por la Ley de Creación y Crecimiento de Empresas, con el objetivo de digitalizar los procesos administrativos y reducir la morosidad en las relaciones B2B (entre empresas).
Mientras que Verifactu afecta tanto a relaciones B2B como B2C, la factura electrónica solo será obligatoria en operaciones entre empresas. Se prevé que entre en vigor 12 meses después de su aprobación para empresas que facturen más de 8 millones de euros y en 24 meses para el resto.
Fechas clave de entrada en vigor
- Verifactu para empresas: 1 de enero de 2026
- Verifactu para autónomos: 1 de julio de 2026
- Factura electrónica B2B: Pendiente de aprobación; 12 meses parra empresas que facturen más de 8 millones y 24 meses para el resto.
¿Qué exige la normativa Verifactu a las empresas y autónomos?
Las empresas que adopten Verifactu deberán garantizar que sus sistemas de facturación envíen los datos de las facturas a la AEAT en tiempo real. Esto implica:
- Cumplir con estrictos requisitos técnicos y de seguridad.
- Utilizar un software certificado.
- Garantizar la inalterabilidad de los datos.
- Incorporar códigos QR y huellas digitales en las facturas.
¿Cómo funciona el sistema Verifactu en la práctica?
El proceso de emisión de una factura bajo el sistema Verifactu incluye los siguientes pasos:
- Generación del archivo XML con todos los datos de la factura.
- Cálculo de la huella digital (hash): cifra única que garantiza la inalterabilidad del documento.
- Encadenamiento de registros: conexión cronológica y lógica entre las facturas.
- Envío automático a la AEAT: registro inmediato y validación del documento.
- Incorporación del código QR: cada factura debe mostrarlo con información esencial.
Una vez enviada, la AEAT confirmará si la factura ha sido aceptada o rechazada.
¿Qué pasa si opto por un sistema No Verifactu?
Aunque no es obligatorio acogerse al sistema Verifactu, las empresas que no lo hagan deben asegurarse de que sus programas informáticos cumplan con los requisitos mínimos:
- Generar y conservar registros firmados electrónicamente.
- Incluir huella digital y código QR en cada factura.
- Registrar y firmar todos los eventos relacionados con la emisión de facturas.
- Permitir el acceso de la AEAT a estos datos en cualquier momento.
Diferencias entre sistema Verifactu y No Verifactu
Sistema Verifactu:
- Menores requisitos técnicos.
- Transmisión automática de facturas a la AEAT.
- Disminuye el riesgo de inspección o sanción.
Sistema No Verifactu:
- Mayor carga documental y técnica.
- Obligación de conservar registros localmente.
- Mayor exposición a inspecciones.
Ventajas de adoptar Verifactu
- Mejora la imagen de cumplimiento ante la AEAT.
- Reduce la posibilidad de sanciones.
- Facilita auditorías internas y externas.
- Automatiza el envío y registro de facturas.
- Evita errores en la conservación de documentos.
¿Qué debe cumplir un software certificado según Verifactu?
Para sistemas Verifactu:
- Envío seguro y automático de registros a la AEAT.
- Generación de huella digital (hash) por cada factura.
- Código QR con identificador único.
- Declaración responsable de cumplimiento normativo.
Para sistemas No Verifactu:
- Firma electrónica de los registros.
- Huella digital por cada documento.
- Registro detallado de eventos firmados electrónicamente.
- Posibilidad de consulta, descarga y verificación de registros.
- Acceso remoto para la AEAT a los sistemas de facturación.
En ambos casos, los sistemas deben garantizar la:
- Integridad
- Conservación
- Accesibilidad
- Legibilidad
- Trazabilidad
- Inalterabilidad de los datos
¿Qué datos deben enviarse a la AEAT bajo Verifactu?
- Datos fiscales del emisor y receptor.
- Número y fecha de la factura.
- Referencia a facturas rectificativas o sustitutorias.
- Importe y descripción de la operación.
- Identificador del sistema informático y fecha/hora de emisión.
¿Qué pasa si no cumples con Verifactu?
El incumplimiento puede acarrear importantes sanciones:
- Fabricantes de software: hasta 150.000 € o 1.000 € por licencia
- Empresas y autónomos: hasta 50.000 € por infracción
¿Qué debes tener en cuenta antes de decidir?
- El envío inmediato de registros mejora la reputación fiscal.
- Las exigencias técnicas son menores en el sistema Verifactu.
- Verifactu permite cotejar facturas y descargar registros.
- Reduce la probabilidad de inspección por parte de la AEAT.
- La AEAT ya dispone de la información: no es necesario conservarla localmente.
¿Cómo prepararte para Verifactu?
- Si actualmente usas hojas de cálculo o editores de texto, debes migrar a un software certificado.
- Si utilizas cajas registradoras, asegúrate de que sean actualizables o sustitúyelas por TPV compatibles con Verifactu.
Adoptar el sistema Verifactu es más que cumplir con la ley: es proteger tu negocio y reducir riesgos fiscales.
Formación y acompañamiento de Romehu Consultores
En Romehu Consultores, hemos organizado un seminario y webinar la primera semana de septiembre con expertos de la AEAT y desarrolladores informáticos. Nuestro objetivo es acompañarte en la transición hacia esta nueva normativa.
Quedamos a tu disposición para resolver cualquier duda y ayudarte a cumplir sin complicaciones.
